เอาโฟลเดอร์งานจริงเข้ามา โดยไม่เสี่ยงของหาย

ภาค 0 · ชั่วโมงแรก

ของจริงพังได้จริง เปิดสำเนาให้มันดูก่อนเสมอ

บทที่แล้วคุณสั่งครั้งเดียวแล้วมีไฟล์สารบัญโผล่ขึ้นมาในโฟลเดอร์ซ้อม พอเห็นแบบนั้นแล้วสิ่งที่ทุกคนอยากทำต่อเหมือนกันหมด คือเปิดโฟลเดอร์งานจริงที่ค้างมาสามปี แล้วสั่งประโยคเดียวให้มันจัดให้เรียบร้อยทั้งโฟลเดอร์ โฟลเดอร์นั้นมีสัญญาที่ส่งลูกค้าไปแล้ว มีใบเสนอราคาที่รออนุมัติอยู่ มีไฟล์ที่หัวหน้าขอดูพรุ่งนี้เช้า ถ้ามันเขียนทับไฟล์ผิดตัวไปหนึ่งไฟล์ คุณไม่ได้เสียเวลาสิบนาที คุณเสียทั้งวัน อีกเรื่องที่ต้องเข้าใจให้ตรงตั้งแต่วันนี้ เครื่องมือตัวนี้ไม่ได้ถูกขังอยู่ในโฟลเดอร์ที่คุณเปิด ถ้ามันคิดว่าคำตอบอยู่ในโฟลเดอร์ข้าง ๆ มันเดินไปดูเองได้ การเปิดโฟลเดอร์ให้ถูกไม่ได้มีไว้เพื่อให้มันหาไฟล์เจอ มันเจออยู่แล้ว แต่มีไว้เพื่อให้คุณเห็นด้วยตาว่าตอนนี้มันกำลังยุ่งอยู่กับไฟล์ไหน ขอบเขตที่ได้ผลจริงต้องเขียนลงไปในคำสั่ง ไม่ใช่หวังว่าการเปิดโฟลเดอร์แคบ ๆ จะกันมันไว้ได้ บทนี้ให้ของสามอย่าง รายการเช็คสี่ข้อก่อนเอาของจริงเข้ามา คำสั่งแนะนำตัวที่ควรพิมพ์เป็นประโยคแรกกับทุกโฟลเดอร์ใหม่ และวิธีอ่านป้ายกับสีกรอบช่องพิมพ์ให้รู้ว่าตอนนี้มันจะถามก่อนแก้ หรือแก้ให้เลยโดยไม่ถาม ก่อนจะไปถึงตรงนั้น ลองพิมพ์แบบที่คนส่วนใหญ่พิมพ์กันวันแรกก่อน แต่พิมพ์ใส่โฟลเดอร์ซ้อมของบทที่แล้วนะ ไม่ใช่ของจริง

โฟลเดอร์นี้รกมาก ช่วยจัดให้เป็นระเบียบหน่อย ไฟล์ไหนซ้ำกันลบทิ้งได้เลย

เปิดโฟลเดอร์ซ้อมสิบไฟล์ของบทที่แล้วขึ้นมา แล้วก๊อปประโยคนี้ไปวางในช่องพิมพ์จริง ๆ ห้ามพิมพ์ใส่โฟลเดอร์งานจริงเด็ดขาด ดูว่ามันเริ่มลงมือจากตรงไหน แล้วดูว่ากล่องแรกที่เด้งขึ้นมาถามคุณ ถามเรื่องอะไร

สิ่งที่คุณจะได้กลับมา และเหตุผลที่มันใช้ไม่ได้

• คำว่าเป็นระเบียบ ไม่มีนิยามระเบียบของคุณคือแยกตามชื่อลูกค้า ระเบียบของมันอาจเป็นแยกตามชนิดไฟล์ คุณไม่ได้บอกไว้ มันเลยเลือกให้เอง แล้วคุณต้องมานั่งรื้อกลับ
• คำว่าซ้ำ คือคำที่อันตรายที่สุดใบเสนอราคาสองฉบับที่ต่างกันแค่ตัวเลขบรรทัดเดียว หน้าตาเหมือนไฟล์ซ้ำมาก แต่ฉบับหนึ่งคือฉบับที่ลูกค้าเซ็นแล้ว การสั่งลบโดยไม่ให้มันเอารายการมาให้ดูก่อน คือการยื่นมีดให้คนที่ไม่รู้จักงานของคุณ
• มันไม่ได้ดูแค่โฟลเดอร์ที่คุณเปิดถ้ามันคิดว่าของที่ต้องใช้อยู่โฟลเดอร์อื่น มันไล่ไปดูเองได้ คุณเลยต้องเขียนขอบเขตลงไปในคำสั่งเอง แล้วมองแถบรายชื่อไฟล์ทางซ้ายไว้ตลอด ว่ามันขยับอะไรอยู่
• งานใหญ่เกินกว่าจะตรวจไหวถ้ามันขยับสามร้อยไฟล์ในรอบเดียว คุณไม่มีทางรู้เลยว่ามันทำถูกกี่ไฟล์ ผิดกี่ไฟล์ ของที่ตรวจไม่ได้ก็เอาไปใช้ไม่ได้อยู่ดี

รายการเช็ค 4 ข้อ ทำให้ครบก่อนเปิดโฟลเดอร์ใหม่ทุกครั้ง

1. 1

   ทำสำเนาไว้ก่อน แล้วทำงานกับสำเนาเท่านั้น

   ก๊อปโฟลเดอร์งานทั้งอันไปวางไว้อีกที่ ตั้งชื่อให้รู้ว่าเป็นสำเนาพร้อมวันที่ เช่น สำเนา-งานขาย-14กันยา ส่วนของจริงปิดไว้ อย่าเปิดในบทนี้ ต่อให้คุณมั่นใจแค่ไหนก็ตาม

2. 2

   คัดไฟล์อ่อนไหวออกจากสำเนาก่อนเปิด

   เงินเดือน สลิป บัตรประชาชนที่สแกนไว้ สัญญาที่มีข้อห้ามเปิดเผย ย้ายออกจากสำเนาให้หมดก่อน เกณฑ์ตัดสินแบบละเอียดอยู่ในบทที่ 22 ตอนนี้ใช้เกณฑ์สั้น ๆ ไปก่อน ถ้าไฟล์นั้นหลุดออกไปข้างนอกแล้วคุณต้องโทรบอกหัวหน้า แปลว่ายังไม่ควรเอาเข้ามา

3. 3

   เลือกขนาดให้พอดี ไม่เกินห้าสิบไฟล์

   โฟลเดอร์แรกที่ควรเอาเข้ามาคือกองที่คุณตรวจงานมันไหวภายในครึ่งชั่วโมง สิบไฟล์น้อยไปจนไม่เห็นประโยชน์ สามร้อยไฟล์คุณตรวจไม่ทัน ห้าสิบไฟล์คือช่วงที่คนส่วนใหญ่พอดีมือ

4. 4

   เปิดสำเนานั้นในหน้าต่างเดิม แล้วมองแถบรายชื่อไฟล์ทางซ้ายไว้

   ใช้เมนู File แล้วเลือกคำสั่งเปิดโฟลเดอร์ ชี้ไปที่สำเนา พอเปิดแล้วรายชื่อไฟล์จะเรียงอยู่แถบซ้าย แถบนั้นคือจอเฝ้าระวังของคุณ ไฟล์ไหนโผล่มาใหม่หรือหายไป คุณจะเห็นทันที

ดูให้ออกว่าตอนนี้มันจะถามก่อนแก้ หรือลงมือเลย

1. 1

   หาป้ายเล็ก ๆ ที่มุมซ้ายล่างของกรอบช่องพิมพ์

   ในกรอบที่คุณพิมพ์คำสั่ง มุมซ้ายล่างมีป้ายบอกโหมดอยู่ ค่าเริ่มต้นคือโหมดที่ถามคุณก่อนทุกครั้งที่จะแก้ไฟล์ นั่นคือโหมดที่ทั้งเล่มนี้ใช้เป็นหลัก ปล่อยไว้แบบนั้นถูกแล้ว

2. 2

   กด Shift Tab เพื่อวนดูโหมดให้ครบ แล้ววนกลับมาที่เดิม

   คลิกที่ช่องพิมพ์แล้วกด Shift Tab ป้ายจะเปลี่ยนไปทีละโหมด ทั้งหมดมีหกโหมด กดวนจนกลับมาที่โหมดถามก่อนแก้ ทำแค่นี้พอ เพื่อให้รู้ว่าปุ่มนี้มีอยู่ วันที่ต้องใช้จริงคือบทที่ 4 กับบทที่ 23

3. 3

   จำสีของกรอบ ไม่ต้องจำชื่อโหมด

   พอเปลี่ยนโหมด กรอบช่องพิมพ์เปลี่ยนสีตามไปด้วย โหมดวางแผน กรอบเป็นสีฟ้า ส่วนโหมดที่แก้ให้เลยโดยไม่ถาม กรอบเป็นสีส้ม ชื่อบนป้ายเปลี่ยนได้ทุกเดือน แต่สีไม่มีคำให้เปลี่ยน เห็นกรอบส้มเมื่อไร แปลว่ามันจะไม่ถามคุณแล้ว

4. 4

   เห็นกรอบส้มทั้งที่ไม่ได้ตั้งใจ ให้กด Shift Tab กลับทันที

   เรื่องนี้เกิดบ่อยตอนมือไปโดนปุ่มเอง ถ้าคุณกำลังทำงานกับสำเนาที่เพิ่งเอาเข้ามา แล้วเห็นกรอบเป็นสีส้ม ให้หยุดพิมพ์ก่อน กด Shift Tab วนกลับไปโหมดถามก่อนแก้ แล้วค่อยสั่งงานต่อ

ทำสองแบบ ได้ผลคนละแบบ

แบบฝึกหัดก่อนไปบทถัดไป

• ทำทำสำเนาโฟลเดอร์งานจริงหนึ่งโฟลเดอร์ คัดของอ่อนไหวออก ให้เหลือไม่เกินห้าสิบไฟล์ แล้วพิมพ์คำสั่งแนะนำตัวใส่มัน อ่านคำตอบแล้วนับดูว่าจำนวนไฟล์ที่มันบอก ตรงกับที่คุณเห็นในแถบซ้ายหรือเปล่า
• จดจดสองบรรทัดไว้ในโน้ตมือถือ บรรทัดแรกคือโฟลเดอร์นี้เก็บอะไร บรรทัดที่สองคืองานที่คุณทำ สองบรรทัดนี้เอาไปวางหัวคำสั่งได้ทุกบทที่เหลือ ไม่ต้องคิดใหม่อีกเลย
• สังเกตสังเกตว่าตลอดคำสั่งแนะนำตัว มันเปิดอ่านไฟล์เป็นสิบ ๆ ครั้ง แต่ไม่มีกล่องขออนุญาตเด้งเลย เพราะการอ่านไม่ต้องขอ กล่องจะขึ้นก็ต่อเมื่อมันจะแก้หรือจะลบ บทที่ 4 จะพาไปเจอกล่องนั้นเต็ม ๆ