คำสั่งที่ก๊อปไปใช้ได้เลย
สรุปให้หน่อย เป็นคำสั่งที่ไม่มีใครตอบได้ดี แม้แต่คน
เพราะมันไม่ได้บอกว่าสรุปให้ใครอ่าน และคนอ่านต้องเอาไปทำอะไรต่อ — รายงานฉบับเดียวกัน สรุปให้ผู้บริหารกับสรุปให้คนที่ต้องลงมือทำ หน้าตาไม่เหมือนกันเลยสักบรรทัด อันแรกขึ้นด้วยสิ่งที่ต้องตัดสินใจ อันหลังขึ้นด้วยสิ่งที่ต้องทำพรุ่งนี้เช้า
สรุปสามแบบ ใช้คนละงาน
- แบบตัดสินใจสำหรับคนที่ต้องอนุมัติหรือเลือก ขึ้นต้นด้วยข้อเสนอและตัวเลือก ปิดท้ายด้วยสิ่งที่ต้องเคาะ ยาวไม่เกินหนึ่งหน้าจอ
- แบบลงมือทำสำหรับคนที่ต้องทำงานต่อ เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำพร้อมเงื่อนไขและกำหนดเวลา ไม่ต้องมีที่มาที่ไปยาว ๆ
- แบบอ้างอิงสำหรับเก็บไว้ค้นทีหลัง เป็นหัวข้อพร้อมเลขหน้า ไม่ต้องเล่าเนื้อ แค่ให้เปิดกลับไปเจอเร็ว
- ⭐ทั้งสามแบบต้องสั่งเพิ่มเหมือนกันข้อหนึ่ง คือทุกบรรทัดต้องมีวงเล็บท้ายบอกว่ามาจากหน้าไหน ⇒ เวลาถูกถามว่าเอามาจากไหน เปิดให้ดูได้ทันที
แม่แบบสรุปแบบตัดสินใจ ซึ่งใช้บ่อยที่สุดในสามแบบ
บริบท
- ฉันคือ (บทบาทของคุณ)
- คนที่จะอ่านสรุปนี้คือ (คนอ่านเป็นใคร) ซึ่งต้องเอาไปตัดสินใจเรื่อง (เรื่องที่ต้องตัดสินใจ)
- เขามีเวลาอ่านประมาณ (เวลาที่เขามี)
งานที่ต้องการ
สรุปเอกสารที่แนบมา ให้คนคนนั้นตัดสินใจได้โดยไม่ต้องเปิดต้นฉบับ
รูปแบบผลลัพธ์ เรียงตามนี้เท่านั้น
1. บรรทัดเดียวว่าเรื่องนี้คือเรื่องอะไร
2. สิ่งที่ต้องตัดสินใจ พร้อมตัวเลือกที่มีและผลของแต่ละตัวเลือก
3. ตัวเลขหรือเงื่อนไขสำคัญไม่เกิน 5 ข้อ แต่ละข้อใส่วงเล็บท้ายบอกว่ามาจากหน้าไหน
4. ความเสี่ยงหรือข้อที่ควรระวัง ไม่เกิน 3 ข้อ
5. คำถามที่ยังไม่มีคำตอบในเอกสารนี้
ข้อห้าม
- ห้ามใส่ข้อมูลที่ไม่มีในเอกสาร
- ห้ามสรุปเนื้อเรียงตามลำดับของต้นฉบับ ให้เรียงตามสิ่งที่คนอ่านต้องตัดสินใจข้อ 5 เป็นข้อที่คนตัดทิ้งบ่อยที่สุดแต่มีค่าที่สุด เพราะมันบอกล่วงหน้าว่าเราจะโดนถามอะไรในห้องประชุม และคำถามที่รู้ล่วงหน้าหนึ่งวัน กับคำถามที่เจอในห้อง คนละเรื่องกันเลย
