แกะให้ดู
อย่าถามว่ารูปแบบที่ถูกคืออะไร ให้ป้อนรูปแบบของที่ทำงานเราเข้าไป
พิมพ์ว่าช่วยเขียนหนังสือขออนุมัติแบบราชการให้หน่อย แล้วได้ของที่หน้าตาเหมือนหนังสือราชการ แต่ไม่ตรงกับที่หน่วยงานตัวเองใช้ ต้องมานั่งแก้หัวกระดาษ แก้คำขึ้นต้น แก้ลำดับข้อ จนแทบไม่ต่างจากพิมพ์เอง — เพราะมันไม่รู้ว่าที่ทำงานเราใช้แบบไหน และหนังสือทางการไม่ได้มีแบบเดียว
สี่ขั้น ทำครั้งเดียวใช้ได้ทั้งปี
- 1
รวบรวมหนังสือชนิดเดียวกันที่ผ่านการอนุมัติแล้วสามฉบับ
เอาชนิดเดียวกัน เช่นขออนุมัติซื้อของสามฉบับ · ลบชื่อคนและตัวเลขจริงออกก่อนวาง เก็บไว้แค่โครงกับสำนวน
- 2
ให้มันถอดรูปแบบออกมาเป็นกติกา ยังไม่ต้องเขียนฉบับใหม่
ผลที่ได้ควรเป็นรายการกติกาที่อ่านแล้วเข้าใจว่าหน่วยงานเราเขียนยังไง ไม่ใช่หนังสือฉบับใหม่
- 3
เก็บกติกาไว้ในช่องตั้งค่าถาวรหรือในไฟล์เทมเพลต
ถ้าทำงานเอกสารทางการเป็นหลัก ให้ใส่ในช่องตั้งค่าถาวรไปเลย ทุกฉบับหลังจากนั้นจะออกมาถูกรูปแบบเอง
- 4
เขียนฉบับจริงโดยแนบกติกาไปด้วยทุกครั้ง
และสั่งเพิ่มว่าห้ามเปลี่ยนระดับความเป็นทางการไปจากต้นฉบับ เพราะนั่นคือสิ่งที่หัวหน้าจับได้ทันทีว่าไม่ใช่ของที่นี่
