คำถามที่ถูกถามจริง
ทำยังไงให้ประชุมสั้นลง คำตอบอยู่ก่อนเข้าห้อง ไม่ใช่ในห้อง
คนมักคิดว่าประชุมยืดเพราะมีคนพูดเยอะ แต่ต้นเหตุจริงคือวาระที่เขียนเป็นหัวข้อลอย ๆ อย่างคำว่าเรื่องงบประมาณ ซึ่งไม่มีใครรู้ว่าคุยไปเพื่ออะไรและจบยังไงถึงเรียกว่าจบ — งานสิบนาทีก่อนเข้าห้องประหยัดเวลาของทุกคนได้ครึ่งชั่วโมง คูณด้วยจำนวนคนในห้อง
งานสิบนาทีก่อนเข้าห้อง
- 1
เขียนทุกข้อเป็นสิ่งที่ต้องเคาะ
เปลี่ยนจากเรื่องงบประมาณ เป็นเคาะว่าจะอนุมัติงบเพิ่มสำหรับไตรมาสหน้าหรือไม่ · ข้อไหนเขียนแบบนี้ไม่ได้ แปลว่าข้อนั้นยังไม่พร้อมเข้าห้องประชุม
- 2
ให้เวลาต่อข้อเป็นตัวเลข
รวมทุกข้อต้องไม่เกินเวลาที่มีจริง และเผื่อเวลาสรุปท้ายไว้ห้านาทีเสมอ
- 3
ระบุว่าใครต้องเตรียมอะไรมา
ส่งล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน เพราะครึ่งหนึ่งของประชุมที่ยืดคือการรอคนไปหาข้อมูลระหว่างประชุม
- 4
เรียงเรื่องที่ต้องตัดสินใจไว้ก่อนเรื่องที่แค่รายงาน
ถ้าเวลาหมด สิ่งที่ตกไปจะเป็นเรื่องที่รอได้ ไม่ใช่เรื่องที่ต้องเคาะ
- 5
ตัดเรื่องที่ไม่ควรอยู่ในห้องออกก่อนเลย
เรื่องที่แค่แจ้งให้ทราบ ส่งข้อความบอกก็จบ · ขั้นนี้มักตัดเวลาไปได้สิบถึงสิบห้านาทีทันที
